Philatelistische Begriffsbestimmungen gibt es seit Ende des 19. Jahrhunderts. Sie wurden zwischenzeitlich des öfteren überarbeitet und ergänzt. Sie dienen als Grundlage für die Tätigkeit der Fachprüfer des Bundes Philatelistischer Prüfer (BPP).

Die jetzt vorliegenden, von einer Kommission aus Vertretern des Bundes Philatelistischer Prüfer (BPP) des Bundes Deutscher Philatelisten e.V. (BDPh) und der Michel-Redaktion erarbeiteten philatelistischen Begriffsbestimmungen dienen Sammlern und Berufsphilatelisten als Richtlinien bei der Bestimmung und näheren Einordnung philatelistischen - und damit auch prüffähigen - Materials.

Postwertzeichen wurden und werden durch Abschlag oder Aufdruck eines Stempels, in selteneren Fällen durch handschriftliche Entwertung (z. B. Federzug) oder ähnliche Maßnahmen für eine postalische Zweitverwendung unbrauchbar gemacht (Bezeichnung im allgemeinen Sprachgebrauch: gestempelt oder entwertet).

Federzugentwertung, auch Federstrichentwertung: handschriftliche Entwertung z. B. durch Datum, Ortsangaben, Initialen, Namenszug, Strich oder Durchkreuzung.

Entwertungslochungen werden mit Hilfe eines Locheisens vorgenommen. Lochungen durch Firmen und Behörden (z. B. POL-Lochungen) sind keine Entwertungslochungen, sondern stellen Sicherheitsmaßnahmen dar.

Abstempelungen sind Entwertungen von Postwertzeichen mit Hilfe postalischer Stempel, die zumeist aus Metall, jedoch auch aus Gummi, Holz, Linoleum und ähnlichem gefertigt sind.

Echt ist eine Abstempelung grundsätzlich, sofern sie während der Kurszeit der Marke zu dem im Stempel angegebenen Zeitpunkt mit einem Stempel, der nachweislich zeitgerecht im Postdienst Verwendung fand, vorgenommen wurde (zeitgerechte Entwertung).
Dabei ist es völlig gleichgültig, ob dies im Rahmen des normalen Postbetriebsdienstes oder zu Sammelzwecken erfolgte, da ein Unterschied bei einer losen Marke oder einem Briefstück in der Regel bei Verwendung der im Postdienst zeitgerecht benutzten Stempel nicht mehr festzustellen ist.
Diese zeitgerechten Entwertungen zu Sammelzwecken wurden bisher fälschlicherweise als "Gefälligskeitsentwertungen" bezeichnet. (Siehe Entwertungen für philatelistische Zwecke)

Falschstempel sind Nachahmungen echter Poststempel oder Phantasiestempel. Entwertungen können auch manuell (gemalt) oder fotomechanisch übertragen werden. Solche Nachahmungen sind ebenfalls Fälschungen.

Falsch sind auch alle Entwertungen, die mit echten, aber nachweisbar rückdatierten Poststempeln von unbefugter Seite vorgenommen wurden (sog. "missbräuchliche Verwendung").

Entwertungen für philatelistische Zwecke

a) gedruckte Stempel auf Postwertzeichen (z. B. Schalterbogen, Kleinbogen, Blocks) und philatelistischen Erzeugnissen (z. B. Ersttagsbriefen, Ersttagsblättern). Solche Entwertungen mittels Buchdruckstempeln werden auch als Klischeestempelentwertungen bezeichnet.
b) Massenabstempelungen von Hand auf Schalterbogen mit speziell für diesen Zweck verwendeten Poststempeln.
c) von autorisierten Stellen veranlasste Rückdatierungen postalischer Stempel für Entwertungen zu Sammelzwecken.

Vorausentwertungen sind postseitig oder mit postalischer Erlaubnis vorgenommene Entwertungen von Postwertzeichen, die während oder nach der Herstellung, auf jeden Fall aber vor dem Verkauf zu Rationalisierungszwecken angebracht werden.

Im allgemeinen philatelistischen Sprachgebrauch werden die Begriffe "postfrisch", "ungebraucht", "gestempelt", "auf Brief", "auf Briefstück" als Bezeichnung für die Erhaltung verwendet.

In der Prüfpraxis versteht man in Befunden und Attesten unter Erhaltung auch den "Erhaltungszustand", d. h. die Qualität. Diese kann "einwandfrei" sein oder eine Beschreibung eventuell vorhandener Mängel erfordern.

Einwandfrei:

Das Prüfstück hat keinen Mangel, wobei ausgabespezifische Besonderheiten bei der Beurteilung der Erhaltung des Prüfstückes zu berücksichtigen sind (z. B. bezüglich Trennung, Gummierung, Zentrierung, Farbfrische; bei Ganzstücken auch Beförderungs- und Alterungsspuren).

Mängel:

a) Offensichtlich vorhandene Mängel: Beschädigungen wie z. B. Trennungsfehler (auch Nachzähnungen), Gummifehler, Einrisse, Schürfungen, Stockflecken, dünne Stellen usw.
b) Reparaturen, Verschönerungen: Reparaturen werden entweder unter Verwendung fremden Materials: (Schließen eines Risses, Hinterlegung dünner Stellen, Ansetzen von Rändern, Gummierungsergänzungen, etc.) oder ohne Hinzufügen fremder Bestandteile (Entfernen von Schmutz, Stock- oder Tintenflecken, Auspressen eines Buges.) durchgeführt. Letzteres wird auch als Verschönerung bezeichnet.

Wird durch Manipulation eine andere Marke oder Unterart vorgetäuscht (Anbringen einer selteneren Zähnung, Zusammensetzung mehrerer, nicht von derselben Marke stammender Teile), so liegt eine Fälschung vor.

Aufgabe des Prüfers ist die Feststellung des Erhaltungszustandes einer Marke, nicht aber ihre Bewertung. Auch eine Marke in einwandfreier Erhaltung kann je nach der Schönheit, der Klarheit des Stempels und zahlreicher anderer Eigenschaften außerordentliche Wertunterschiede aufweisen. Sie können jedoch durch das Prüfzeichen nicht zum Ausdruck gebracht werden, sondern nur durch eine objektiv zu haltende Beschreibung in Befunden oder Attesten.